[Likefire]

А у меня создалось впечатление, что все эти вопросы относятся к теме полномочий или владения записями (owning), если хотите.
На первый вопрос ответ может быть таким, что с одним клиентом работают несколько манагеров - вот вам и несколько возможных сделок (не набрасывайтесь и не начинайте убеждать, что одного клиента должен вести один манагер - в большинстве случаев это так, но я знаю массу исключений, когда компания оказывает несколько видов услуг, каждая из которых "продается" отдельным манагером.
Во втором ответе явно прослеживается следующее: инструмент - это либо расширенный поиск, либо соответствующее представление, в которых отображается список клиентов, которые не связаны с возможными сделками (либо в определенном статусе, либо вообще - тут может быть и так и эдак).
Для появления фирмы её нужно добавить в этот самый ЕРМ, ну а как её туда добавить - Вам должно быть виднее: либо запись нужно добавить в систему вообще, либо у Вас есть некий механизм (бизнес-процесс), согласно которому новую запись нужно как-то либо утвердить, либо верифицировать, чтобы она была добавлена (наверняка в Вашем случае владелец должен беспокоиться о том, чтобы его запись-фирма была верифицирована и получила статус подтвержденной).
Ну и в последнем вопросе ответ тоже связан с владением записью: что в Вашем случае подтверждает, что Вы - владелец, Вам должно быть известно.