Собственно когда угодно
Можно руками можно кодом
Фильтр строк устанавливается на табличку прописанной в определенной роли. И пользователи, у которых есть данная роль, будут иметь доступ только к записям данной таблице, ограниенные установленным фильтром. В результате каждый пользователь видит свой набор записей.