Если речь идет о расчетах внутри РФ, то подотчетник не имеет право рассчитываться с поставщиками в валюте. А если уж он это делает, не показывайте этого в бухгалтерии.
Если речь идет о расчетах за пределами РФ, т.е., очевидно, о командировке, то существует два правильных варианта оформления:
Вариант 1. Подотчетнику выдается валюта, и в валюте же он и отчитывается. В этом случае, если следовать букве закона, бухгалтерия должна специально для командировки купить валюту в банке. Никогда не видела такого в жизни… А Вы?
Вариант 2. Подотчетнику выдаются рубли, и отчитывается он тоже в рублях. Т.е. подотчетник где-то сам меняет рубли на валюту, покупает нужные вещи за валюту, документы привозит тоже в валюте. Но отчитаться-то он должен в РУБЛЯХ. Причем по курсу на дату авансового отчета, а не на дату документа (говоря правильными словами, «по курсу на дату погашения задолженности»). Все, что он потерял на обмене и за счет изменения курса валюты – его проблемы, и бухгалтерии это должно быть неинтересно. Грустно, товарищи подотчетники, но это так. Зато в системе оформляется элементарно.
Если же выдавать одну валюту, а отчитываться в другой - начинается просто бардак с курсовыми и суммовыми разницами. Не верите - спросите в бухгалтерии, куда они эти разницы относят. Сколько бухгалтеров - столько мнений. Оно Вам надо?
Так что я бы на Вашем месте не стала переделывать АО. Лучше навести порядок в бухгалтерии…