Таймщит.

[Lemming]

Недавно, в связи с переездом в новое помещение, кризис, ага Так вот, я отправил в урну бумагу, которую приклеил мне над рабочим местом один из непосредственных руководителей: "Время дороже всего, запиши его!" (как-то так...). Это была некая памятка, которая должна была напоминать о том, что "таймщиты" нужно вовремя заполнять и сдавать руководству.

В связи со всеми размышлениями на тему "отчетов о проделанной работе" возник ряд вопросов: пишут ли коллеги с форума подобные отчеты? Если среди них есть люди, которые оперируют данной отчетностью(менеджеры), то насколько они эффективны? Насколько все это в реальности помогает в работе? Помогают ли эти отчеты следовать графику проекта? Помогают ли эти отчеты принимать какие либо решения по планированию загрузки? Насколько реальна корреляция отчетных данных, заполненных сотрудниками, с реальной картиной на проектах? Какова детализация заполняемых вами отчетов?


В общем, много вопросов получилось, но очень интересно послушать ответы тех, кто "в теме". Спасибо!

[miklenew]

Цитата:

Сообщение от Lemming

В связи со всеми размышлениями на тему "отчетов о проделанной работе" возник ряд вопросов: пишут ли коллеги с форума подобные отчеты?

Отчёты нет, но фиксирую в Axapt-e (доработка для ведения задач).
Ставлю приблизительно, сколько заняло, когда закрываю задачу.
Веду чисто для себя. Привычка выработалась с работы в другой организации.

Цитата:

Сообщение от Lemming

Насколько все это в реальности помогает в работе?

Помогает не ведение отчётов, а правильное ведение задач.
Плюс если у начальства возникнут вопросы чё делал, когда пойдёшь повышение зарплаты просить, можно аргументировать. Пока не возникало.

Цитата:

Сообщение от Lemming

Помогают ли эти отчеты следовать графику проекта?

Щас на клиенте.
Понятия проекта на клиенте очень широкое.
В консалтинге не помогало. Но там подход был не правильный. Ставилось тупо 8 часов в день на проект. Да было ещё несколько организационных пробелов.
Подытожу:
1) Правильно надо вести ни таймшиты, а задачи.
2) Реально эта информация становиться полезной, если начальство не требует заполнения 8-и часов в день. По своему опыту нормально это 5-6 часов в день в разрезе задачь, а не проектов.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от miklenew

Помогает не ведение отчётов, а правильное ведение задач.

Точно!
Даже скорее не столько "ведение задач", сколько "ведение результатов".
Сколько времени и сил было потрачено на достижение таких-то и таких-то результатов.
А если при этом есть информация о том, что планировалось (задачи) и что в результате достигнуто (результаты) - то это вообщес бесценная информация.

Согласен с тем, что "8 часов на проект" - абсолютно бесполезная инфа.

[sukhanchik]

Цитата:

Сообщение от Lemming

В связи со всеми размышлениями на тему "отчетов о проделанной работе" возник ряд вопросов: пишут ли коллеги с форума подобные отчеты?

Когда работал у клиента - то как начальник отдела - вел такие отчеты в задачах Outlook и даже делал отчеты для руководства о том, чем занимается отдел
Когда работал в консалтинговой компании - тоже вел - как участник проекта - чтобы можно было понять рук-лю проекта - что и как выходит (если выходит) сверх бюджета (или недобирает бюджет)

Цитата:

Сообщение от Lemming

Если среди них есть люди, которые оперируют данной отчетностью(менеджеры), то насколько они эффективны?

Да, работая у клиента и руководя отделом - могу сказать - что очень помогает руководителю в понимании чем заняты люди. Если же еще и представляешь себе примерно - сколько времени у сотрудника займет решение той или иной задачи - то данная отчетность - нужна просто как воздух- для определения - почему (из-за чего) происходят тормоза.

Цитата:

Сообщение от Lemming

Насколько все это в реальности помогает в работе?

Рук-лю - очень помогает, если эта отчетность ведется онлайн и он сразу видит кто чем занят и уже как долго.
Рук-лю проекта - это в общем -то меньше помогает (т.е. онлайн-контроль не обязателен) - т.к. у него уже есть заранее распланированный план и ему больше важно следовать ему - нежели уточнять - 3 часа было потрачено на добавление кнопки или 2. Хотя в целом - ему нужно понимать - в чем возникло отклонение от графика (если возникло). Если не возникло - то в общем-то отчет не так сильно интересен.

Цитата:

Сообщение от Lemming

Помогают ли эти отчеты следовать графику проекта?
Помогают ли эти отчеты принимать какие либо решения по планированию загрузки?

Рук-лю проекта отчеты помогают заранее сдвинуть сроки и пересмотреть план проекта. Планирование загрузки здесь конечно тоже присутствует, но больше это планирование нужно начальнику отдела

Цитата:

Сообщение от Lemming

Насколько реальна корреляция отчетных данных, заполненных сотрудниками, с реальной картиной на проектах?

А это в зависимости от онлайновости заполнения. Рук-лю проекта - нужно чтобы были часы в принципе. Начальнику отдела - важна онлайновость. Для него заполнение отчета спустя день-два - уже может быть бессмысленна. Хотя опять-таки - в рамках отчетности перед вышестоящим руководством - может и нужно. Но для собственного контроля точно бесполезно.

Цитата:

Сообщение от Lemming

Какова детализация заполняемых вами отчетов?

Считаю, что 1 час - достаточно. Но тут важно понимать - что есть задачи - которые по определению не могут делаться час. Поэтому - я считаю - что в этом случае за 1 час нужно писать несколько задач, которые делались в этот час. Т.к. "копейка рубль бережет" - т.е. несколько "минутных" задач в сумме могут занять весь этот час, который потом выдумываешь на что списать.

Это все мое личное мнение, сложившееся как у человека, работавшего просто сотрудником отдела ИТ, работавшего начальником отдела ИТ, работавшего на внешнем проекте (участником) и работавшего руководителем (под)проекта на внешнем проекте.

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от sukhanchik

Рук-лю - очень помогает, если эта отчетность ведется онлайн и он сразу видит кто чем занят и уже как долго.
Рук-лю проекта - это в общем -то меньше помогает (т.е. онлайн-контроль не обязателен) - т.к. у него уже есть заранее распланированный план и ему больше важно следовать ему - нежели уточнять - 3 часа было потрачено на добавление кнопки или 2. Хотя в целом - ему нужно понимать - в чем возникло отклонение от графика (если возникло). Если не возникло - то в общем-то отчет не так сильно интересен.

Мне кажется, что дело не в онлайновости.
Дело в том, что в данном случае отслеживаются не результаты, а задачи.
В результате руководитель постоянно должен делать поправку на реальную жизнь.
Поправку он может сделать только пока помнит о том, что же у него происходит в реале.

Поэтому и требование онлайна.

Мне кажется, что недельный период вполне достаточен для управления.

Где-то на форуме, по-моему Михаил Андреев, на пальцах показывал, что сводное планирование в Аксапте нельзя запускать часто, поскольку частое перепланирование может внести гораздо больше путаницы и неразберихи в согласованную работу нескольких подразделений, нежели некоторое, заранее определенное, допустимое отклонение от плана. Здесь, по-моему, то же самое. Нельзя дергать и менять планы каждый день. Корректировать планы раз в неделю и то слишком много. По-моему.

[coolibin]

Цитата:

Сообщение от mazzy

Мне кажется, что недельный период вполне достаточен для управления.

Достаточен для управления чем?
Правильно ли я понимаю, что все называют трех потребителей информации из тайм-шита:
1. Сам работник
2. Его начальник (скажем так, руководитель ресурса)
3. Руководитель проекта

Работник может с помощью этого документа:
а) планировать график своих задач (в редких случаях он этому может быть уполномочен)
б) отчитываться о проделанной работе

Руководитель ресурса:
а) планировать загрузку работников
б) отчитываться о работе отдела наверх

Руководитель проекта:
а) мониторить выполнение этапов проекта. А для планирования он вряд ли будет такой инструмент использовать

Может кто-то что-то добавит.

Вывод: у каждого из потребителей свои цели по отношению к этому документу. Думаю, было бы интересно услышать мнения людей из каждой из категорий.

Лично я заполнял тайм-шит, когда работал программистом в консалтинге. В планировании моей работы он никак вобщем-то не помогал, он нужен был моему руководителю подразделения чтоб знать, что я не бездельничаю и планировать мою работу по заявкам пиэмов. Периодичность - месяц, детализация - час. Руководитель проекта непосрественно этим документом не пользовался, выполнение пунктов он отслеживал сам напрямую, с меньшей периодичностью.

[glibs]

Все зависит от того, как организован учет. Типа учетной политики.

Есть подход, когда требуют 168 часов в месяц, 40 часов в неделю. При этом поддерживается официальный список проектов (включая некоторые внутренние).

Это обеспечивает "полурезультат". Есть база для списания затрат. Есть некое приблизительное понимание распределения ресурсов между проектами.

При таком подходе часто в день создается одна строчка на 8 часов с указание проекта, на котором работал. Туда входят и перекуры, и чаепития, и простои, и опоздания, и самообучение (если такое имеет место быть), и помощь коллегам (если такое имеет место быть), и "все на свете". Ну, и непосредственная работа над проектом тоже, разумеется. Точно по такому же принципу туда не входят неоплачиваемые переработки.

Есть другой принцип. Когда в ТШ пишется результат. Строчек там, обычно, несколько или даже много. Описание работ подробное. Время более осмысленное. Однако, это увеличивает затраты времени на ведение ТШ. Утомляет их ведущего.

Из моего опыта.

ТШ полезны для работодателя при правильной их организации. И малополезны при неправильной.

ТШ ориентированные на результат, и если сотрудник не саботирует процесс, улучшают качество работы. Причина в том, что сотрудник весь день как-бы думает о том, что напишет в ТШ (это типа планирования, даже если таковое в компании не принято). В результате сотрудник занимается чем-то полезным и результативным. Самоорганизовывается, так сказать. Без ориентации на результат многие часто бросаются в рутину, которая нередко имеет меньшее значение. Причем это не по злому умыслу. Просто так психологически устроен человек.

ТШ не гарантируют, что рабочее время перестанет тратиться на непроизводственные цели. Опыт показывает, что при любой системе учета несложно организовывается виртуальный учет, когда непроизводственные затраты времени "размазываются" по производственным задачам, время с одних задач перебрасывается на другие, и т.д. Необходимость в таких махинациях зависит от того, есть ли список непроизводственных задач, и насколько их использование приветствуется (официально или неофициально).

По ТШ управлять — это неграмотный с т.з. менеджмента подход. Управлять нужно по планам (отдельная тема, но все, что написано выше, к планированию тоже непосредственно относится). По ТШ можно только анализировать. И то... зависит от того, как ведется учет. Анализ может получиться весьма виртуальным (если таковым является учет).

[mazzy]

Цитата:

Сообщение от coolibin

Достаточен для управления чем?

проектом.

Цитата:

Сообщение от coolibin

Правильно ли я понимаю, что все называют трех потребителей информации из тайм-шита:
1. Сам работник
2. Его начальник (скажем так, руководитель ресурса)
3. Руководитель проекта

Четырех - еще клиент.

Цитата:

Сообщение от coolibin

Руководитель проекта:
а) мониторить выполнение этапов проекта. А для планирования он вряд ли будет такой инструмент использовать

Нет, мониторить выполнение отсюда он планировать не может.
Он может мониторить распределение затрат на проект.
Выполнение проекта мониторится из какой-нибудь трэкинг системы.
Другое дело, что трэкинг система может быть объединена с ТШ-системой.

Цитата:

Сообщение от coolibin

В планировании моей работы он никак вобщем-то не помогал, он нужен был моему руководителю подразделения чтоб знать, что я не бездельничаю и планировать мою работу по заявкам пиэмов.

Чтобы знать, что сотрудники не бездельничают гораздо лучше использовать трекинг-систему. Смотреть на кого проассайнены работы и кто сколько закрыл заявок. И сколько "решенных" заявок было возвращено обратно на доработку

Если смотреть только в ТШ, то рук.проекта может столкнуться с ситуацией когда "тут то мне карта и поперла"

Цитата:

Сообщение от glibs

Все зависит от того, как организован учет. Типа учетной политики.

Точно.

Цитата:

Сообщение от glibs

ТШ не гарантируют, что рабочее время перестанет тратиться на непроизводственные цели.

Абсолютно согласен.

Цитата:

Сообщение от glibs

По ТШ управлять — это неграмотный с т.з. менеджмента подход. Управлять нужно по планам (отдельная тема, но все, что написано выше, к планированию тоже непосредственно относится). По ТШ можно только анализировать. И то... зависит от того, как ведется учет. Анализ может получиться весьма виртуальным (если таковым является учет).

Тоже согласен.

[coolibin]

Ого, оказывается потребителей информации из тайм-шита намного больше:

1. Сам работник
2. Его начальник (скажем так, руководитель ресурса)
3. Руководитель проекта
4. Бухгалтерия (для распределения затрат)
5. Заказчик

Цитата:

Сообщение от Lemming

Так вот, я отправил в урну бумагу, которую приклеил мне над рабочим местом один из непосредственных руководителей: "Время дороже всего, запиши его!" (как-то так...). Это была некая памятка, которая должна была напоминать о том, что "таймщиты" нужно вовремя заполнять и сдавать руководству.

Lemming, срочно ищи ту урну...)))

[Tays]

Цитата:

Сообщение от coolibin

Ого, оказывается потребителей информации из тайм-шита намного больше:

1. Сам работник
2. Его начальник (скажем так, руководитель ресурса)
3. Руководитель проекта
4. Бухгалтерия (для распределения затрат)
5. Заказчик


Lemming, срочно ищи ту урну...)))

Зачем искать, могу еще раз повторить эту памятку...

[blokva]

Тока не понял каким боком тут клиент или заказчик затесался?!
Не зачем ему знать как команда внутри себя организована и как распределено рабочее время! Ему интересен конечный результат!
У нас в свое время была трэкинг система + потом мы прикрутили ТШ, причем в аксапте по ходу дня программеры отмечали то чем занимаются, правда мы там лишнее делали, типа "пошел на кофебрейк" и т.д.
Очень помогали отчеты просчитывать трудозатраты по задачам и проекту в целом, что в свою очередь позволяло более грамотно планировать ресурсы.
И еще, если ввести классификацию задач, подобные системы позволяют выявлять профессиональные наклонности.

[Tays]

1. Сам работник
2. Его начальник (скажем так, руководитель ресурса)
3. Руководитель проекта
4. Бухгалтерия (для распределения затрат)
5. Заказчик

Тоже не понимаю зачем тут включен заказчик. Хотя есть вариант, что оплата работы идет по тайшитам (работы, которые обговариваются на таких условиях).
В основном Таймшит не обходим, чтобы распределить затраты на задачи проекта, организовать работу сотрудников на проекте (руководитель проекта, ведущий или старший специалист на проекте). Согласна с пунктом 4. Бухгалтерия - затраты могут идти на разные субсчета (в зависимости от учета организации), не вводится такое понятие как аналитика "проект" по счету или зп сотрудникам идет с разных банковских счетов организации.
Для самого работника - организация и планирование своей работы.
P.S. И главное, заполнять таймшит как только завершена задача, а то в конце месяца вспоминаешь чем занимался.