Заявки в системе еще не формируются(есть разные варианты, но хочется услышать новые идеи).
Заявки составляет один отдел, а потребность расчитывает другой отдел,
другой отдел и закупает. Замену инициирует тот отдел, который подал заявку.
Пусть делают Заказ. Окончательную заявку надо фиксировать документом, например Подтверждение.
Отчет по сравнению подтверждений надо будет писать - писать отчеты это обычная практика...